Guide til Frivilligcentre og Selvhjælp

guide-logo

OBS: der tilbydes nu et semi-integretbart bookingsystem, der har en noget lettere opsætning, og nogle af de funktioner nedenstående mangler. Kontakt forfra for at få dette implementeret uden beregning

I den nedenstående guide kan du se hvordan I opsætter booking-modulet på jeres hjememside, så det er klart til at modtage bookinger fra jeres medlemmer.

Ordforklaringer:

  • Resurse = et lokale, en kopimaskine eller andet man kan booke - det kan også være personer.
  • Tidsblokke = de tidsenheder man kan leje (fx kl 13-14 = en tidsblok). Systemet kører som udgangspunkt på globale tidsblokke, hvis der er behov for at lave specielle tidsblokke - fx hvis lokale 1 aldrig kan bookes kl. 12-13 hver mandag - så benyttes der på lokale 1 resursespecifikke tidsblokke, hvor mandag kl. 12-13 er fjernet.
  • Booking = en booking foretaget af en gæst på forsiden eller af en resurse administrator via administrationsmenuen på forsiden (dette er enkelte bookinger, der ikke går over flere dage)
  • Afbooking = En større eller mindre periode, hvor et lokale ikke kan lejes. Det kan fx bruges hvis lokale 1 ikke kan lejes to dage i næste uge,5 ugers sommerferie, julelukket eller er optaget af en forening der har lavet en fast aftale om at de kan benytte lokalet hver mandag kl. 12-14. Hvis et lokale aldrig skal kunne lejes mandag 12-14, fx fordi i bruger det som middagsstue, skal der i stedet for afbookninger bruges resursespecifikke tidsblokke på dette lokale
  • Tjenester = Her kan man definere en række ekstra tjenester, der kan knyttes til bookningen af en tidsblok. Som standart er der defineret en række +timer, der gør at man kan leje et lokale længere end en time ad gangen. Der kunne fx også oprettes en mulighed for at man ved en booking kunne vælge at der skulle være opstillet stole eller ej osv.
  • Brugerdefinerede felter = ønsker man ekstra oplysninger end de almindelige, så er der mulighed for at oprette brugerdefinerede felter - det kunne fx være at man ønsker at brugeren skal skrive præcist hvad bookingen skal bruges til.

 

Guiden består af følgende:

1: Sådan kommer du til booking

2: Definer jeres lokaler

3: Åbningstider

4: Jeres egne bookinger(afbookninger)/Faste gæster/resurse specifikke tidsblokke

5: Sidste konfigurationer

 

Start med at logge ind på administrationen

admin

Du bliver taget til "kontrolpanelt". Klik på "Booking" under "Brugerdefinerede Knapper"

kontrolpanelet

 

 

Herefter kommer vi til kontrolpanelet, og vil i første omgang definere de lokaler i har til udlejning. Der er allerede oprettet 15 "lokaler" som i blot kan kalde det i har brug for - fx "stort lokale 1. sal"- Med "lokaler" menes blot resurser, og det kan være alle ting man kan låne, fx en projektor eller en sofa.

kontrolpanel-resurser

lokaler-liste

 

 

Efter du fx har valgt at i fx har 5 lokaler, sofaer eller andet (og derfor har afpubliceret 10), som kan bookes hos jer, så er det tid til at definere de enkelte lokaler/andet

resurse-tilpasning

Åbningstider

Nu er tiden kommet til at definere jeres åbningstider

 

vaelg-tidsblokke

tidsblokke

Nu skal vi definere hvor lang tid lokalerne kan bookes ad gangen

vaelg-tjenester

tjenester

 

 

Jeres egne bookinger(afbookninger)/Faste gæster/resurse specifikke tidsblokke

Afbookninger er der hvor I kan lave en bookinger - og kan også definere hvilke faste gæster i har, det kan fx være nogen der kommer hver mandag kl 12-14 i lokale 1 de næste 2 måneder eller 3 ugers sommerferie, da det så ikke skal være muligt for andre at booke her. Afbookninger er som udgangspunkt til enkelte eller faste, men IKKE varige, udlejninger af et lokale.

OBS: Det anbefales på det kraftigste IKKE at oprette afbookninger for mange år ad gangen, da vil medføre uoverskuelige mængder af aftaler i systemet. Hvis i har helt faste gæster, der skal bruge et lokale fx hver mandag 13-14 fremadrettet eller at der er en fast middagspause i lokale 1, hvor det ikke kan bookes, så vil det letteste og mest effektive være at benytte resurse specifikke tidsblokke, og så simpelthen fjerne blokkene mellem 13 og 14 om mandagen på lokale 1 fx. (se nedenuder dette billede hvordan du fjerner tider permanent fra et enkelt lokale).

vaelg-afbookninger

 

bookoff1

Resurse specifikke tidsblokke

Kan bruges til at fjerne enkelte tidsblokke fra enekelte lokaler - fx hvis lokale 1 hver dag bruges til middagspause,

 resursespecifikke-booking

2resursespecifikke-booking

 

Sidste konfigurationer

Nu skal vi lige ændre nogle sidste detaljer, så det er helt tilpasset jeres valg i ovenstående guide

booking-konfiguration

Afslut med gem og luk

Og så de sidste tilrettelser så er booking helt sat op og klar til at modtage bookinger fra jeres brugere.

booking-konfiguration2

Afslut med gem og luk